Le RGPD pour les coachs : la vie privée et les données clients, en pratique

En tant que coach, vous entendez des histoires que les gens ne racontent nulle part ailleurs. Vous notez des noms, des adresses e-mail, parfois quelque chose sur la santé, le travail ou la relation de quelqu'un. Vous traitez donc des données à caractère personnel, et le RGPD s'applique : la loi européenne sur la vie privée en vigueur depuis 2018. Cela paraît plus lourd que ce ne l'est. Avec une poignée de bases bien réglées, un petit cabinet est en ordre, et vous montrez du même coup votre professionnalisme à vos clients. Passons-les en revue calmement.

Ceci est une explication générale, pas un avis juridique. Pour la source officielle, adressez-vous à l'Autorité de protection des données, l'autorité de contrôle belge.

Quelles données traitez-vous au juste ?

Une donnée à caractère personnel est tout ce qui peut être rattaché à une personne : un nom, une adresse e-mail, un numéro de téléphone, mais aussi des notes prises pendant une séance. Le RGPD connaît en outre une catégorie de données sensibles qui bénéficient d'une protection renforcée, comme les informations sur la santé, les convictions ou la vie sexuelle.

En coaching, vous touchez à cette catégorie plus vite que vous ne le pensez. Une note sur des symptômes de stress, un burn-out ou un processus de deuil relève des données de santé. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas les consigner, mais que vous devez le faire avec plus de soin et pour une bonne raison.

La base légale : pourquoi pouvez-vous consigner ces données ?

Chaque traitement doit reposer sur une base légale valable. Pour le coaching, il s'agit le plus souvent de l'exécution du contrat conclu avec votre client : pour faire votre travail, il vous faut bien des coordonnées et un minimum de suivi. Pour les notes plus sensibles, vous vous appuyez souvent sur le consentement explicite de votre client.

Le conseil pratique : notez brièvement pourquoi vous conservez certaines données, et demandez le consentement là où c'est indiqué. Nul besoin d'un contrat épais ; un accord clair au préalable suffit.

Votre déclaration de confidentialité

Le RGPD demande de la transparence. Cela se règle avec une déclaration de confidentialité sur votre site. Vous y expliquez en mots simples :

• qui vous êtes et comment vous joindre ;
• quelles données vous collectez et dans quel but ;
• sur quelle base légale vous le faites ;
• combien de temps vous les conservez ;
• avec quelles parties vous les partagez éventuellement ;
• quels droits votre client possède et comment les exercer ;
• qu'une plainte peut être déposée auprès de l'Autorité de protection des données.

Inutile de réinventer la roue. Inspirez-vous d'un exemple existant, comme notre propre déclaration de confidentialité, et rédigez votre version, fidèle à votre façon de travailler.

Durées de conservation : pas plus longtemps que nécessaire

C'est souvent ici que cela coince, et des malententus tenaces circulent. Le RGPD ne fixe aucune durée minimale pour un dossier de coaching. La règle est simple : ne conservez pas les données plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité.

• Dossier de coaching : choisissez vous-même une durée raisonnable, adaptée à votre pratique, inscrivez-la dans votre déclaration de confidentialité et tenez-vous-y. Tant que vous pouvez justifier ce choix, vous êtes en ordre. L'obligation de conservation de trente ans vaut pour le dossier patient d'une profession de santé reconnue, par exemple un psychologue clinicien, et non pour la plupart des coachs.
• Comptabilité : vos factures et votre comptabilité doivent être conservées sept ans pour le SPF Finances. Cela, c'est une obligation légale, indépendante du RGPD.

Faites donc activement le ménage lorsque vous n'avez plus besoin de données, plutôt que de tout garder indéfiniment par précaution.

La sécurité en pratique

Le RGPD demande une sécurité appropriée. Pour un cabinet de coaching, cela tient à quelques habitudes :

• des mots de passe forts et uniques, et si possible la vérification en deux étapes ;
• un stockage chiffré et protégé par mot de passe, plutôt que des dossiers épars ou du papier qui traîne ;
• des sauvegardes régulières, pour ne rien perdre ;
• des appareils et des logiciels tenus à jour ;
• ne pas envoyer d'informations sensibles par des canaux non sécurisés.

Vous utilisez des logiciels ou des outils d'IA ?

Si vous utilisez un logiciel comptable, un outil de planification, une messagerie ou un service cloud contenant des données clients, ce prestataire traite des données pour votre compte. Vous concluez alors un contrat de sous-traitance. Chez la plupart des services professionnels, il figure tel quel dans les conditions ; il suffit souvent de l'accepter.

Si vous employez des outils d'IA, soyez particulièrement attentif. Utilisez une version professionnelle avec un contrat de sous-traitance, vérifiez où les données sont traitées et évitez d'y introduire des informations identifiables. Anonymisez lorsque c'est possible.

Les droits de votre client

Votre client peut notamment demander l'accès à ses données, la correction de ce qui est inexact et la suppression. Assurez-vous de pouvoir donner suite à une telle demande et répondez dans un délai raisonnable. En pratique, cela revient surtout à tenir votre dossier en ordre, pour savoir rapidement ce que vous conservez de quelqu'un.

Une fuite de données : que faire ?

Si des informations se perdent ou tombent entre de mauvaises mains, par exemple un ordinateur portable volé ou un e-mail envoyé à la mauvaise personne, on parle d'une violation de données. En cas de risque pour vos clients, vous la signalez dans les 72 heures à l'Autorité de protection des données, et parfois aussi aux personnes concernées. Il est utile de réfléchir à l'avance à ce que vous feriez, pour ne pas devoir improviser.

Plan d'action en bref

1. Rédigez une déclaration de confidentialité et publiez-la sur votre site.

2. Intégrez un bref accord sur la vie privée dans votre convention de coaching.

3. Vérifiez que vos logiciels prévoient un contrat de sous-traitance et concluez-le.

4. Déterminez vos durées de conservation et consignez-les.

5. Réglez votre sécurité : mots de passe, vérification en deux étapes, sauvegardes, mises à jour.

6. Tenez un aperçu simple des données que vous traitez et des raisons pour lesquelles vous le faites.

Avec ces bases en ordre, vous répondez aux exigences principales et, tout aussi important, vous montrez à vos clients que leur confiance est entre de bonnes mains. Où conserver tout cela concrètement est une autre question : c'est l'objet de tenir son dossier client comme coach. Pour approfondir un travail professionnel et fiable, lisez aussi ce à quoi nous veillons en matière de qualité et voyez comment les clients choisissent un coach qui leur convient.