Enregistrer une séance de coaching : comment demander le consentement

Réécouter une séance de coaching est l'une des choses les plus formatrices que vous puissiez faire. Vous entendez vos propres questions, vous remarquez où vous avez comblé trop vite et vous voyez quelles interventions ont vraiment porté. Pour la supervision, l'intervision et de nombreux parcours de certification, un enregistrement est même exigé. Mais il s'agit d'une conversation souvent personnelle et vulnérable. Demander le consentement n'est donc pas seulement correct, c'est obligatoire. Voici pourquoi enregistrer, et comment obtenir ce consentement d'une manière qui met votre client à l'aise.

Pourquoi les coachs enregistrent

Il existe quelques bonnes raisons d'enregistrer, et il est utile de les avoir claires avant de le demander.

• Votre propre développement. En réécoutant, vous voyez dans votre manière de coacher des schémas qui vous échappent sur le moment.
• Supervision et intervision. Discuter d'un enregistrement avec un superviseur ou un collègue donne un retour bien plus précis qu'un compte rendu de mémoire.
• Formation et certification. Les parcours de l'ICF ou de l'EMCC demandent souvent des séances enregistrées dans le cadre de l'évaluation.
• De la valeur pour votre client. Votre client aussi peut réécouter la séance et revivre ainsi ses prises de conscience.

Le consentement est la base, pas une formalité

L'enregistrement d'une conversation contient des données à caractère personnel et, en coaching, souvent des informations sensibles. Selon les règles sur la vie privée, vous ne pouvez enregistrer qu'avec un consentement valable, libre et éclairé. Libre signifie que votre client peut dire non sans pression. Éclairé signifie qu'il sait ce que vous enregistrez, pourquoi, et ce qu'il advient ensuite de l'enregistrement. Vous en lirez davantage sur le volet vie privée dans le RGPD pour les coachs.

Faites de l'enregistrement une part normale de votre méthode

Demander le consentement est moins gênant quand enregistrer fait simplement partie de votre façon de travailler. Parlez-en donc tôt, par exemple dès le premier entretien ou dans vos informations préalables. Expliquez brièvement ce que cela apporte : que cela vous aide à continuer d'améliorer votre travail, et que votre client peut réécouter l'enregistrement s'il le souhaite. Ce que vous rendez normal à l'avance ne devient pas une demande délicate après coup.

Consignez-le dans votre convention

Mettez l'accord noir sur blanc dans votre convention ou votre formulaire d'accueil, avec un choix clair. Une clause simple, dans vos propres mots, peut ressembler à ceci :

• Je n'enregistre une conversation que si vous y consentez au préalable.
• Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, y compris pendant ou après une séance.
• Je n'utilise l'enregistrement que pour [mon développement, ma supervision ou ma certification], je ne le partage pas sans votre accord et je le supprime dès que cet objectif est atteint.

Votre client sait ainsi exactement à quoi s'en tenir, et votre consentement est documenté.

La demande elle-même

Restez léger et bref. Nul besoin d'en faire un moment solennel. Par exemple : « J'enregistre parfois des séances pour continuer à affiner mon travail. Cela vous convient-il si j'enregistre cet entretien ? N'hésitez pas à dire non, nous ne le ferons simplement pas. » L'essentiel est que cela paraisse réellement sans engagement. Si vous percevez une hésitation, nommez-la et renoncez à l'enregistrement. Un client qui ne se sent pas libre de refuser ne donne pas un consentement valable.

Et si votre client préfère ne pas ?

Cela arrive, et c'est très bien. Respectez-le sans insister. Les alternatives ne manquent pas :

• travaillez avec des notes prises juste après la séance ;
• n'enregistrez que le son plutôt que l'image, si cela met plus à l'aise ;
• n'enregistrez qu'une partie de la séance, par exemple un exercice.

Certains coachs proposent une séance d'entraînement à tarif réduit lorsqu'un client accepte un enregistrement pour leur développement. C'est possible, mais soyez prudent : le consentement doit rester libre, donc ne créez jamais une situation où votre client se sentirait poussé à dire oui.

Traiter l'enregistrement avec soin

Le consentement est la première étape. Ensuite compte la façon dont vous gérez le fichier.

• Conservez l'enregistrement chiffré et protégé par mot de passe, pas sur un disque partagé.
• Ne le partagez qu'avec les personnes réellement concernées, comme votre superviseur ou votre évaluateur.
• Supprimez-le dès que l'objectif est atteint et ne le gardez pas plus longtemps que nécessaire.

Un enregistrement est la forme la plus confidentielle sous laquelle une conversation peut exister, et donc le test le plus exigeant pour le reste de votre administration. La façon de l'organiser est décrite dans tenir son dossier client comme coach.

En résumé

1. Sachez vous-même pourquoi vous enregistrez et dites-le clairement.

2. Faites de l'enregistrement une part normale de votre méthode, annoncée à l'avance.

3. Consignez le consentement et le choix dans votre convention.

4. Demandez-le avec légèreté et sans aucune pression, et respectez un refus.

5. Conservez l'enregistrement en sécurité et supprimez-le une fois l'objectif atteint.

Vous faites ainsi de l'enregistrement un outil d'apprentissage qui va de pair avec un coaching soigneux et professionnel. Pour continuer à travailler la qualité de votre pratique, voyez aussi ce à quoi les clients sont attentifs.